消費税率変更にも慌てない資料作成のコツとは

資料作成タイトル Excel・Word・PowerPoint

 

昨日私のスマホに
見覚えのない電話番号からの着信がありました。

え、なに~💦
と思いながらネットで調べてみたら
AirREGIさんからでした。
エアレジ

そう言えば、以前クライアントさんが
導入しようかどうしようか悩まれてて
話を聞きにいったことを思い出しました。

その時にアンケートを書いたので、
それで電話してきたんだろうな~。
納得。安心しました。

 

 

電話をかけてこられたのは
消費税率が変わる関係でしょうね。

私自身は特に
面倒なことにはなりそうにないので、
自分が作った資料も

消費税率を変えればいいだけだし~
とお気楽に構えていました。

が、よく考えたら
クライアントさんで1件
軽減税率が混じる可能性があることが判明!

今は別の仕事に手を取られてますが、
来週ぐらいから修正作業にとりかかることにします。
消費税対策

 

 

今回は消費税率の変更ですが、
会社関係の資料の場合
単価が変わったりロットが変わったりと
変更があることが前提のものがほとんどです。

なので、
プログラマなどデータを扱うプロや
資料作成の上手い人は
変更ありきで修正しやすいように
資料を作ります。
表計算ソフト

でも今回修正する資料は、
もともと別の方が作られたものに
いろいろ機能を入れ込んだものなんですよね。

1から作りたかったんだけど、
私が見えないところ数字もあったり、
しかもそれが

この資料が報酬に関わってくるんで
って言われたので、
怖くていじれなかった・・・。

でも、一年以上そこと関わっていて
どこをどう計算しているかも見えてきました。

いい機会なのでキレイに作り直します。
余裕のパソコン操作

 

 

ところで、なぜそんな修正しづらい資料を
作ってしまうのでしょうか?

それは、

今からこんな資料を作るぞ!
という結果だけを頭に描いて
作成しているから。

作りたい資料を
どうやったら最短で作成できるか
という結果にばかりフォーカスしてしまって、
再利用」することが
抜けてしまっているように思います。

ポイントは、
変更するであろう数値はセルに入力して
計算式をセル参照にする
ことです。

例えば、こんな風に
消費税率を計算式に入れるんじゃなくて、
消費税率を計算式直書き

計算式をセル参照にします。
消費税率セル参照

こうすれば、C1セルを10%に変えるだけで
セル参照している全ての計算式が変更されるため、
修正漏れを防ぐことにもなりますよね。

紙ベースの時代は
1つの資料を作ることで仕事が完結していましたが、
今のように数値をデータで扱う時代は
どれだけ簡単に修正できるかを考えることが
仕事の効率化につながります。

 

 

あなたのお仕事の資料、
消費税対策はバッチリですか?

これを機会に資料を見直してみると、
今後の作業の効率アップにつながるかもしれません。

これから資料を作る方は、
変更に強い資料を心掛けると
いざという時に慌てずにすみますよ。

あなたの資料作成のヒントになれば幸いです。

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。

 

P.S.

そうはいってもどうやって資料を直せばいいのかわからない
という方には、資料診断も承ります。
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