脳科学を使って仕組み化すればスケジュール管理も楽になる

スケジュール管理タイトル 学び

 

仕事をする上で一番大事なのは
何と言ってもスケジュール管理

「〇〇という仕事をいつまでに終わらせるか」
というタスク+時間の管理です。

これができてないと
納期に間に合わなくなりますし、
そうなると信用問題に発展してしまいます。

今まではスケジュール管理に
苦手意識があって、
せっかく立てた計画も
遅れることがよくありました。
(さすがに納期には間に合わせましたが💦)

でも最近は、多少のズレはあるものの
だいたい予定通りに進められてます。

なぜ今までできなかったスケジュール管理が
急にサクサク進むようになったのか?

今回は私のスケジュール管理の変化について
お伝えしたいと思います。

よろしければお付き合いください。

 

スケジュールがただの備忘録になっていた

手帳は以前から愛用していたものの
実は予定ではなく
ライフログを書くにとどまっていました。

起業してから「実行するための予定」を
書くようになりましたが、
どうも書くだけで終わることが多い。

スケジュールを書いていたところで
どうせ変更が入るし・・・

・・・なんて思っているので
予定通り進むことは少なく

本当はこの日に終わっているはずだったのにね
という備忘録になっていたように思います。

 

やることリストと予実管理で実態を把握するようにした

これはちょっとまずいぞ

さすがにこう思った私は
手帳の使い方をちょっと考えました。

私の手帳は見開き1週間、
左が予定、右がメモスペースのタイプです。
左バーチカル手帳

そこで、まず週の初めに
右のメモスペース上部に
この1週間でのやることリストを書くようにしました。

そのあと毎朝やることリストを見ながら
その日にやることの時間配分を決めて
スケジュールに落とし込みます。

この時、ちょっと狭いけど
なるべく左に詰めて書くようにして、
実際にどういうスケジュールで動いたかを
右側に色を変えて書きました。

こうすることで予実管理もできるようになり

佐藤まき
今日はやるつもりのことができてないから、明日ちょっと時間とって進めなきゃ
という調整を意識するようになりました。

 

脳科学を利用し潜在意識を味方につける

これでだいぶ改善されましたが、
それでもまだ1週間のやることリストの
達成率は高いとは言えません。

佐藤まき
どうも後回し癖があるのかなぁ

そんなことを思っている時に出会ったのがこの本です。
願いを叶える「月眠り」の魔法

スケジュールとは関係ないのですが、
著者のティッツェ幸子さんは
脳科学も勉強されていて、
ノート術について面白いことを書いていました。

細かくリストを書いてどんどん完了させていくと、「書いただけなのに、意外とできちゃうじゃん、私」と脳がいい勘違いをしてくれます
佐藤まき
え?なにそれ!
書いただけでできるって思えたら最高じゃん

それからは、
その週のやることリストを細かく書いて、
終わったらどんどんチェックを入れるようにしました。

するとチェックを入れるのが楽しくて
どんどん行動できるようになりましたし、
リストを細かく書くことで

意外に時間がかかっちゃった
という時間の見積もりミスも少なくなりました。

 

タスク実行時も脳科学を利用して労力を最小にする

これでだいぶサクサクと
仕事が終わるようになりましたが、
ちょっと気が乗らない大きな仕事などは
モチベーションがなかなか上がらず
ついつい後回しにしたくなりがち。

そんな時に教えてもらったのが
脳科学から見たモチベーションの話です。

モチベーションは行動してたら勝手に上がってきますよ
佐藤まき
え!そうなんですか!!
やり始めはテンション低めでも大丈夫なんですか?
全然OK。やってるうちに気分が乗ってくるから

それからは少々気が乗らない仕事も
とりあえず手を動かして
行動し始めることを意識しました。

そうすると確かに
後からモチベーションが湧いてくるのを実感。

気分が上がらない~
と無駄に悩む時間もなく、
その分手を動かしてますので
スケジュールの狂いも少なく
ほぼ予定通り作業が進むようになりました。

 

まとめ

いかがでしょうか?

スケジュール管理について
ダメダメだった私ですが、
予定と実際の行動を並べて書くことで
ギャップを認識し、

脳科学を利用して脳を
いい感じに勘違いさせたり
行動しやすくすることで、
今ではほぼ予定通りに
仕事を進めることができるようになりました。

特に
やることリストを書いたら、実行できる
とりあえず手を動かしたら、やる気が後から湧いてくる
という法則というか仕組みが
左脳派(論理的思考)の私にとって
相性がいいなあと思ってます。

「〇〇したら、こうなる」
という仕組みを作って乗っかっちゃえば、
考えなくていいからすごく気が楽になりますよ。

あなたのスケジュール管理の
お役に立てれば幸いです。

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。

 

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