こんな形になってませんか?活用しづらい顧客リスト

顧客リストタイトル Excel・Word・PowerPoint
顧客リストタイトル

 

最近、顧客リストのことで
ご相談を受ける機会が増えました。

 

 

ブログがきっかけだったり、
先日送付されたニュースレターの
記事を読んでいただいたりで、
立て続けにご相談をいただき
嬉しい限りです。

 

 

顧客管理を、今まで全く
やってなかったという方は少数派で、
顧客管理をやろうとしたけど
うまく活用できてないという
パターンが多いです。

 

 

見せていただくと
顧客管理に挑戦された方は
みなさんExcel で一覧表を作っていました。

 

 

顧客管理だけなら
Excel だけでも
かなりのことができます。

 

 

なのにうまく活用できないのは
表の形自体が良くない場合が
多いことに気づきました。

 

 

ここでいう「活用」とは、
お客様全員のデータから
該当の人だけ抽出したり、
年代別や住所別などに集計して
別の形に加工することを指します。

 

 

そういう観点から

こういう形はやめたほうがいいですよ
というのを2つ
ご紹介したいと思います。

 

 

よろしければお付き合いください。

 

 

 

一人分のデータが複数行になっている

 

まず、よくあるのがこういうパターン。

一人2行パターン

 

 

印刷して使うことを前提
作られた形ですね。

 

 

何が残念かって、
一人分で2行使っているのが
よろしくないです。

 

 

この形だと
データの加工ができません。

 

 

たとえば30歳以上の人に
DMを送るとします。

 

 

オートフィルター機能を使って
抽出すると、
このような形になります。

オートフィルタ結果

 

 

もしこれが漢字で氏名が出ていたら、
この表を加工してWordに渡して
差し込み印刷機能で素早く
宛名のラベル印刷をすることができます

 

 

でも、ふりがなのままでは
宛名ラベルに印刷できませんよね?

 

 

また、集計しようと思って
ピボットテーブル機能を使っても、
こんな形になってしまいます。

ピボットテーブル結果

 

 

漢字の名前だけにすることも可能ですが、
少々面倒です💦。

 

 

集計するたびに
面倒なことが増えてしまっては
データの活用どころではないですね。

 

 

 

購入サービスが横に表示されている

 

では、一人のデータが
1行で収まっていればいいのかというと、
必ずしもそうとは限りません。

 

 

例えばこんな形。

一人1行パターン

 

 

これは、お客様ごとに
どのコースを申し込んだかを
横に続けて入力する形になっています。

受講コース

 

 

コースを受ける順番はまちまちなので
F列にAコースがくる人もいれば、
G列にAコースがくる人もいます。

 

 

この形だと、

Aコースを受けた人を抽出したい
と思っても、
F列からJ列まで全てに
抽出条件を入れないといけません。

 

 

また

AコースとBコースを受けた人

という複合条件での抽出も、
かなり面倒になってきます。

 

 

 

顧客リストと売上明細を分ける

 

こういう場合は、
お客様のリスト

いつ誰が
どのコースを受けたか

の記録を分けることで
解決を図るのが一般的です。

 

顧客リストは
一人1行で必要なデータを入れます。

お客様リスト

 

 

それとは別に売上リスト
(例では受講リスト)を作ります。

受講リスト

 

 

これで、
誰がどのコースを受けたか
フィルタ機能を使えば
簡単に見られますし、

逆に
Cコースを受けたのは誰か
抽出することが可能です。

Cコースのみ

 

Cコースを受けた人に
DMを出したいという場合は、
VLookUp関数を使うことで
住所と関連づけられます。

Vlookupで住所取り出し

 

この形になれば、
Wordの差し込み印刷機能で
宛名印刷が可能になります。

 

 

 

まとめ

 

いかがでしょうか。

 

 

顧客データを活用する
ということは、
見やすくて綺麗な形に
仕上げることではありません。

 

 

どういった年代の人が多いのか、

どの辺の住所の人が
来店してくれているのか

などを集計して
今後に活かすことが必要です。

 

 

あなたのビジネスの
参考になれば幸いです。

 

 

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。