Excel で業務に合わせた改革を!

一粒万倍日タイトル システム開発
一粒万倍日タイトル

 

今日は一粒万倍日

 

 

一粒の籾が万倍に実り
稲穂になるという吉日です。

 

 

そんな縁起のいい日に、
業務システム化のヒアリングに
北広島町まで行ってきました。

 

 

 

 

こちらの会社は
もともと建設業だったのですが、
新規事業で規模が大きくなり
今までのやり方で
対応できなくなったということです。

 

 

小さい会社でありがちですが、
個人で好きなように
フォーマットを決めて
書類を作成するとか、

ちょっと年齢高めの方がいらっしゃると
手書きの書類で管理
いうところもあります。

 

 

それで管理できるうちはいいんですが、
規模が拡大すると
無駄も多くなりますよね。

 

 

たとえば、
こんなことってないですか?

 

 

AさんとBさんが
違う資料を作るんだけど、
使う数字がほとんど同じなのに
バラバラでつくっている。

 

 

経理の人が請求書を作るのに
CさんとDさんが作った
2つの書類を見ないと作成できない

 

 

一つ一つは
ほんのちょっとの手間でも、
数が増えれば時間もかかり
それは人件費として計算すると
バカにならない金額になります。

資料にうんざりする女性

 

 

業務システムを開発するとなると、
金額も張りますし
なにより新しいことに
抵抗感を抱く方も多いです。

 

 

少しでも社員の方々が
やりやすいようにと、
慣れたExcel での
システムづくりのご依頼です。

 

 

決められたシステムに
業務を合わせるのではなく、
Excelなら今の業務に合わせた改革が可能です。

 

 

まだ全部署の
ヒアリングができてないので
全体はつかめてませんが、

仕事の流れで
部署ごとや個人ごとの壁をなくして、
一元管理する方向で
持っていきたいなと考えてます。

 

 

 

 

会社全体のことなので
時間がかかりますが、
とはいえすぐに取りかかれる
課題も見つかりました。

 

 

社内での作業が多い社員さんは
タイムカードで勤怠管理ができますが、
直行直帰が多い社員さんの勤怠は
手書きの日報で管理していました。

 

 

このぐらいなら、
個人のスマホを使えば
なんとかなりそうです。

スマホ操作

 

 

最初スマホアプリという
話も出ましたが、
CSVでのアウトプットが
可能かどうかが微妙。

 

 

だったら、
Googleスプレッドシート
クラウド管理すればいいか!
という話になりました。

 

 

今までは手書きのものを
経理担当の方が
入力していたそうですが、
これからは手間が省ける
入力間違いも気にしなくていいので
ストレスも減りそうです。

 

 

今日のこのヒアリングという一粒から
無駄を省いてこの会社の利益を
万倍に増やせるよう
これから頭を絞ります。

 

 

 

お昼は社長さんに連れられ、
かわいい森のカフェへ。

森のカフェ

 

北広島町なんて
行くことがなかったから
全然知らなかったけど、
タウン誌にも載って
結構有名なところらしいです。

 

 

わんこ連れで来ても、
外にお席があるので
大丈夫なところが嬉しい。

 

 

人気のお店で
土日祝日はいっぱいなのだとか。

 

 

今日は4人で
四種類のパスタをシェア。

 

 

どれも美味しい

 

 

取り分けに夢中で
写真撮り忘れましたが💦、
セットのサラダドレッシングや
酵素ドリンクも美味しかった。

酵素ドリンク

 

おすすめです。

 

森のカフェ&レストランDude

〒731-1705
広島県山県郡北広島町西宗
3962-280
TEL:082-685-0880

 

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。