知らずに損してない?Excelデータ活用の大前提

Excel仕組み化タイトル Excel・Word・PowerPoint

お盆休みを挟んだものの、
8月に入ってお仕事の方はバタバタ続き。

お盆前までは
ニュースレターの原稿執筆や
デザイナーさんとのやりとりをしつつ、
プロジェクトのスケジュール管理に追われ、
今週からはExcel のシステム製作に追われています。

忙しいのはそれだけ必要とされてるから
と、プラス思考で
考えることにしています(*≧∀≦*)

今やっているのは
とある会社の売掛金・買掛金管理システムです。
表計算ソフト

こちらは以前作った
請求書発行システムの仕組みが流用できるので、
使える機能はどんどん取り入れながら
なるべく楽して作ってます

なにせ一人で開発してますから、
効率化という名の「楽」を追求しています。

 

 

今まで派遣社員時代も含めて
いろいろな会社のデータ管理や
資料作りを見させていただきました。

大手通信会社や自動車メーカーのような
大会社から中小零細企業まで
いろんな会社で仕事をしてきましたが、

思うことは
会社の規模に関係なく、
Excel の使い方を知らなくて損してる部分が多すぎる
ということです。

会計ソフトで売上や経費を集計できますが、
それを見やすい資料にするため
1つ1つ数字をコピペしていたり

(会計ソフトからExcel 形式でアウトプットして、それを加工すれば5分で済むし・・・)
オンラインショップでの売上を、
ショップの管理画面を見ながら入力していたり
(CSV形式でダウンロードして、それを集計したらすぐなのに・・・)

さすがに大手は
データ管理はシステム化されてましたが、
それでも会議資料は見栄え重視
めちゃくちゃ作りにくい形にしていて
苦労した覚えがあります。
ぐったりした女性

 

 

一番問題なのは
データの再利用を考えていないことだと思ってます。

会議資料のような
すでに集計された資料は、
そのとき1回だけ使って終わり。

そこに入力したデータは
他に利用しようとしてもなかなか難しいです。

だから「いきなり集計表を作る」じゃなくて
「集計元のデータを貯める」「集計する」
2段階に分けることをお勧めしています。

例えば会議資料で商品別売上集計表を作って
上司に提出したら、

得意先別の集計も一緒に出してくれる?
なんて言われて困ったことはないですか?

得意先別でまた数字を拾ってこなきゃいけない・・・
となりがちですが、こんなときも
集計元のデータを貯めておけば、
切り口の違う再集計も簡単にできます

このようにデータを貯めておいて
貯めたデータを何度も使えるようにしておく、
つまりデータの再利用ができる
というのが理想的なんです。
ピンと来る

 

 

今取引させていただいている会社さんでも、
データを集計表の形で入力されていたため
再利用はできず
おまけに連携が取れてなかったため
二人で似たような資料をそれぞれが作っていた
なんて状況になってました。

本来ならシステムを導入して・・・
と言いたいところですが、
システムを作るとなると
百万円単位になりますから、
すぐには手が出ないですよね💦。

というか、私一人で開発しているので
そんな大きなシステムは作れません。

なので、私がご提案するのは
システム化じゃなくて仕組み化

ちゃんとデータの流れを把握して、
何がしたいか、
どんな資料をアウトプットしたいかを考えて、
それに合うようにExcel を使った仕組みをご提案しています。

仕組み化すれば、
仕事がどんどん楽になります。

もともとめんどくさがりの私の楽づくりは
結構すごいですよ(*≧∀≦*)。

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。

 

 

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